33. Правила оформления документов

При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни одни документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

В формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т. д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на бланках - листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами (1—7). Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и рас­полагаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации — угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма. В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между предприятиями.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловые бланки писем используется также для ведения переписки между государственными учреждениями, в частности учреждениями высшей школы.

Государственный герб Российской Федерация. Право ис­пользования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления. Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Изображение герба при продольном расположении рекви­зитов будет находиться и центре верхнего воля, при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема.

Код организации

Код документа

Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН).

Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов; телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной телефонной связи и т. д. - коммуникационные данные, а также - номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора и т. д. - коммерческие данные. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.

Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Адресат, Реквизит «Адресат» рассматривается как совокуп­ность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда. Данный реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.

Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться другие модели.

Текст - основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание - управленческое действие, решение.

Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Заключительная формула вежливости помещается на пра­вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.