Истребование документов при проведении налоговой проверки

Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ должностным лицам налоговых органов, проводящим налоговую проверку, предоставлено право истребовать у проверяемого налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента необходимые для целей налогового контроля документы.

Указанное право корреспондирует обязанности налогоплательщиков представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях и в порядке, которые предусмотрены НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, установленной пп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Истребование документов осуществляется посредством вручения проверяемому лицу (его представителю) требования о представлении документов. Форма такого требования утверждена Приказом ФНС РФ N ММ-3-06/338@.

Как отмечено в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 N 03-02-07/1-122 со ссылкой на Определение КС РФ от 04.12.2003 N 418-О, подписание требования о представлении документов не руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, а иными принимающими соответствующее решение должностными лицами налогового органа не меняет правовую природу этого акта как ненормативного, возлагающего на налогоплательщика определенные обязанности.

При получении требования о представлении документов налогоплательщик должен удостовериться, что оно содержит индивидуализирующие признаки запрашиваемых налоговой инспекцией документов, а также указания на то, при проведении каких мероприятий налогового контроля возникла необходимость в их представлении. В противном случае подобное требование нарушает права и законные интересы налогоплательщика (Постановление ФАС ВСО от 31.03.2010 N А19-14862/09).

Истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Что касается изготовления копий документов, то финансисты в Письме от 01.02.2010 N 03-02-07/1-35 приводят разъяснения по поводу того, может ли проверяемая организация в случае истребования документов изготовить копии на листах, оборотная сторона которых содержит информацию, не относящуюся к предмету проверки, проще говоря, на черновиках.

Так, в соответствии с п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, но не имеющий юридической силы.

Согласно п. 3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, заверенной копией документа признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Аналогичные определения документа и копии документа приведены в п. 2.1.29 и 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

Состав реквизитов документов и требования к их оформлению установлены п. 2 и 3 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст. Пунктом 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 определено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона).

Обратите внимание: не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов.

Проверяемый налогоплательщик должен представить истребуемые документы в течение 10 дней со дня получения требования. Кроме того, ст. 93 НК РФ предусмотрены условия и процедура продления указанного срока.

Обратите внимание: с 01.01.2010 вступил в силу п. 5 ст. 93 НК РФ, согласно которому в ходе проведения налоговой проверки налоговые органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного проверяемого лица. Указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в налоговый орган в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также на случаи, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

Статьей 93 НК РФ предусмотрена ответственность проверяемого лица за отказ от представления запрашиваемых документов или за непредставление их в установленные сроки. Отказ от представления документов или нарушение срока их представления влечет взыскание штрафных санкций в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Обратите внимание: Федеральным законом N 229-ФЗ внесены изменения в ст. 93 НК РФ, уточняющие порядок направления требования о предоставлении документов налогоплательщику. В частности, с момента вступления в силу данного закона требование о предоставлении документов может быть направлено по телекоммуникационным каналам связи.

Кроме того, данным законом внесены изменения и в ст. 126 НК РФ, увеличивающие размер штрафа с 50 до 200 руб.

Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках. Истребовать документы налоговики могут не только у проверяемого лица. Статья 93.1 НК РФ предоставляет им право истребовать документы (информацию), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), у контрагентов налогоплательщика или у иных лиц, располагающих необходимыми документами (информацией).

Обратите внимание: истребование документов, как одно из мероприятий налогового контроля, может быть осуществлено налоговым органом в рамках налоговой проверки и за ее пределами (постановления ФАС ВВО от 25.03.2010 N А31-6931/2009, ФАС ДВО от 07.05.2010 N Ф03-2114/2010).

Налоговый орган, осуществляющий налоговые проверки или иные мероприятия налогового контроля, направляет письменное поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), в налоговый орган по месту учета лица, у которого должны быть истребованы данные документы (информация) (п. 3 ст. 93.1 НК РФ). Форма такого поручения утверждена Приказом ФНС РФ N ММ-3-06/338@ (приложение 6). В поручении указывается, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации), а при истребовании информации относительно конкретной сделки указываются также сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.

Порядок взаимодействия налоговых органов по выполнению поручений об истребовании документов утвержден Приказом ФНС РФ N САЭ-3-06/892@ (приложение 3).

Статьей 93.1 НК РФ предусмотрены следующие сроки исполнения данного мероприятия налогового контроля:

- в течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации) (п. 4);

- лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией) (п. 5).

Так же как и ст. 93 НК РФ, ст. 93.1 НК РФ предусмотрены обстоятельства, при наличии которых срок представления документов может быть продлен.

Как и при истребовании документов в соответствии со ст. 93 НК РФ, документы, истребуемые в соответствии со ст. 93.1 НК РФ, представляются в виде заверенных копий.

Пунктом 6 ст. 93.1 НК РФ предусмотрена ответственность за отказ лица от представления запрашиваемых при проведении налоговой проверки документов или за непредставление их в установленные сроки. Подобные правонарушения влекут взыскание штрафа в размере 1 000 руб. Если данные правонарушения совершены повторно в течение календарного года, сумма штрафа увеличивается до 5 000 руб. (ст. 129.1 НК РФ).

Обратите внимание: не только налогоплательщики с налоговыми органами, но и налоговые органы между собой смогут обмениваться требованиями в электронном виде. Соответствующие изменения внесены в ст. 93.1 НК РФ Федеральным законом N 229-ФЗ. Также данным законом увеличены размеры штрафа, налагаемого в соответствии со ст. 129.1 НК РФ.